Identifier des sujets potentiels à partir d’une clinique peut ou non impliquer la recherche dans une base de données. Cependant, cette tâche demandera presque toujours une révision efficace et efficiente d’un grand nombre de dossiers de patients. Que les dossiers soient conservés en format électronique ou en format papier, ce processus prend du temps et il revient toujours à un coordonnateur d’études ou une infirmière de recherche déjà dépassée.

Le GRCP crée des outils et du matériel pour faciliter le processus dans l’identification de sujets et l’évaluation de dossiers. Le GRCP travaille avec les sites individuels pour identifier l’efficacité basée sur la dynamique et les ressources individuelles des sites. Le matériel est très polyvalent et il peut être adapté à divers types d’organisation. Le matériel comprend :

	Petites affiches qui fournissent des identificateurs clés pour les études et des critères d’entrée (pour les postes des infirmières et les salles de dossiers)
Liste de vérification de présélection
Outils pour signaler des dossiers à évaluer plus en profondeur
	Cartes plastifiées de format de poche qui contiennent les critères d’entrée afin de fournir une référence rapide (pour les infirmières de recherche et les autres membres du personnel de soutien)

Également, le GRCP offre son soutien aux sites avec un financement direct pour les activités de révision de dossiers et fournit des suggestions sur la façon de communiquer avec les volontaires au sujet de la participation à une recherche.